Cadastro de clientes

Como pesquisar, cadastrar, alterar e excluir clientes no Telesys, e o que significa cada informação do cadastro.

Para que serve

No cadastro de clientes ficam os dados de quem compra da revenda: nome, telefones, endereço, documentos e informações comerciais (taxa de entrega, segmento, limite de crédito etc.).

O Telesys localiza o cliente pelo telefone: quando o cliente liga e a Bina está ligada, ou quando o atendente digita o telefone na tela de vendas, os dados do cliente aparecem automaticamente.

Dica: na maioria das vezes não é preciso abrir esta tela para cadastrar um cliente novo. Ao lançar uma venda para um telefone que ainda não existe, o Telesys já cadastra o cliente com os dados digitados na venda. Veja Lançamento de vendas.

Como acessar

Menu Cadastro › Pessoa › Cliente, ou
atalho Clientes na barra lateral da tela principal.

A tela tem duas abas: Pesquisa, para encontrar clientes, e Cadastro, com os dados do cliente escolhido.

Situações do dia a dia

Situação	O que fazer
O cliente mudou de endereço.	Pesquise pelo telefone, abra o cadastro, clique em Editar, escolha a rua nova pelo botão … ao lado de Logradouro, corrija o número e Salve. Confira também a Referência e a Taxa de Entrega, que podem mudar com o bairro.
O cliente trocou de telefone ou tem outro número.	Abra o cadastro, Editar e coloque o número novo em um dos campos Fone 2 a Fone 6. Assim a Bina reconhece o cliente pelos dois números.
Mesmo telefone, dois endereços (ex.: a pessoa liga do celular pedindo para casa e para a loja).	Cadastre um segundo cliente com o mesmo telefone — na venda, use Novo Cliente (F10). Nas próximas vendas, confira o endereço que apareceu; se não for o certo, procure o outro cadastro pela busca de clientes (F5) ou pelo Código Cliente.
O cliente não compra mais (mudou de cidade, fechou o comércio).	Não exclua: deixe Ativo = Não. O histórico fica guardado e ele some das vendas.
O cliente tem preço especial.	Abra o cadastro e clique em Desconto para dar o desconto por produto. Ele é aplicado sozinho nas próximas vendas.
O cliente compra fiado (a prazo).	Na aba Outros, marque Controla limite de crédito e informe o Limite de crédito. As vendas a prazo param quando o limite acabar.
Aparece Já existe um cliente cadastrado com esse endereço.	Provavelmente é a mesma pessoa com outro telefone. Abra o cadastro existente e acrescente o telefone em vez de criar um cliente novo.
A venda não deixa lançar: endereço com a base incorreta.	O cliente está com cadastro errado. Veja Corrigir um cliente com cadastro errado — leva menos de um minuto.

Dica: mantenha o Ponto de referência e a Observação atualizados ("portão azul", "cachorro bravo", "só entregar depois das 14h"). O atendente vê a observação na hora da venda e o entregador ganha tempo.

Pesquisar um cliente

Preencha um ou mais filtros: Fone, Cliente (nome), Endereço, Número, Bairro, Cidade, CPF/CNPJ, Código etc. Não é preciso digitar o nome completo: digitar só uma parte já encontra.
Clique na lupa (à direita) para pesquisar.
O resultado aparece na lista. Dê dois cliques no cliente para abrir o cadastro dele na aba Cadastro.

Filtros especiais:

Filtro	Para que serve
Empresa	Mostra só os clientes da empresa/filial escolhida.
Cadastro: Corretos / Errados	Errados são clientes cujo endereço ainda não foi ligado a uma rua do cadastro de logradouros (comum depois de importar clientes de outro sistema). Veja Corrigir cadastro errado.
Cliente: Ativos / Inativos	Clientes inativos não podem receber vendas.
Segmento, Convênio, Condomínio	Filtra pelos grupos aos quais o cliente pertence.
Integração	Código do cliente em outro sistema integrado.

No rodapé aparece o total de clientes cadastrados.

Cadastrar um cliente novo

Clique em Novo.
Na aba Cadastro, preencha pelo menos os campos obrigatórios: telefone (com DDD), nome, endereço com número, bairro e cidade. Se a empresa usa segmentos, o segmento também é obrigatório.
Para escolher o endereço, clique no botão … ao lado de Logradouro e procure a rua pelo nome ou pelo CEP. Assim o endereço fica padronizado e o cliente fica com o cadastro correto.
Clique em Salvar.

Atenção: o Telesys não deixa cadastrar dois clientes no mesmo endereço. Se já existir um cliente nesse endereço, o sistema avisa e abre o cadastro que já existe. Já o mesmo telefone pode estar em mais de um cliente (por exemplo, um telefone comercial ou público).

Alterar os dados de um cliente

Pesquise o cliente e dê dois cliques nele.
Clique em Editar.
Faça as alterações e clique em Salvar (ou Cancelar para desistir).

Excluir um cliente

Abra o cadastro do cliente.
Clique em Excluir e confirme.

Só é possível excluir clientes que nunca tiveram movimento. Se o cliente já tem vendas ou notas fiscais, a exclusão é bloqueada. Nesse caso, deixe o cliente como inativo (campo Ativo = Não).

Informações do cadastro

A aba Cadastro é dividida em quatro abas laterais: Geral, Adicionais, Outros e Vínculos.

Aba Geral — dados principais

Campo	O que é
Código	Número do cliente, gerado pelo sistema.
Código integração	Código do cliente em outro sistema (quando há integração).
Empresa	Empresa/filial à qual o cliente pertence.
Ativo	Sim para clientes que podem comprar; Não para bloquear novas vendas.
Nome Fantasia / Nome/Razão	Nome do cliente. Para empresas, a razão social.
Fone 1 a Fone 6	Telefones do cliente, com DDD. O botão ao lado de cada telefone liga para o número (quando há telefonia integrada).
Logradouro, Número, Comp., Bairro, Cidade, UF, CEP	Endereço de entrega. Use o botão … para escolher a rua no cadastro de logradouros.
Referência	Ponto de referência para o entregador encontrar o endereço.
Email	E-mail do cliente (usado, por exemplo, para envio de nota fiscal).
Observação	Anotações sobre o cliente. Aparecem para o atendente na hora da venda.

Aba Adicionais — dados pessoais, comerciais e fiscais

Campo	O que é
Cadastro (tipo de pessoa)	Pessoa física ou jurídica. Define se é pedido CPF ou CNPJ.
C.P.F. / R.G. ou CNPJ / IE	Documentos do cliente. Necessários para emitir nota fiscal com identificação.
Nascimento	Data de nascimento (usada no relatório de aniversariantes).
Sexo, Est. Civil, Pai, Mãe, Nacionalidade, Profissão	Dados complementares (usados, por exemplo, no contrato de comodato).
Taxa de Entrega	Taxa cobrada nas entregas para esse cliente.
Segmento	Grupo do cliente (ex.: residencial, comércio, condomínio). Usado em relatórios e regras de preço.
Tipo Compra / Média de Compras	De quantos em quantos dias o cliente costuma comprar. Usado nos relatórios de prospecção (clientes que deveriam ter comprado e não compraram).
Negativo	Marca o cliente como negativado (com restrição).
Vendedor	Vendedor responsável pelo cliente.
Vencimento Registro	Data de validade do registro do cliente, quando a revenda controla.
Convênio / Condomínio	Convênio ou condomínio ao qual o cliente pertence (vazio = nenhum).

Opções fiscais (caixas de marcar à direita), usadas na emissão de NF-e para o cliente: Contribuinte, Consumidor Final (desmarque para cliente que compra para revenda), Órgão Público, Regime ST, Não Somar ST, Não Somar IPI, Repasse ICMS, Reter Impostos (reter PIS/COFINS/CSLL/IRPF) e Inf. adicional NFe. Em caso de dúvida, consulte o contador da revenda.

As opções Inf. adicional NFe e Enviar Mensagem ficam logo abaixo.

Aba Outros — localização, financeiro e auditoria

Campo	O que é
Latitude / Longitude	Posição do endereço no mapa (usada no mapa de pedidos e no rastreio). O botão Atualizar Coordenadas busca a posição a partir do endereço.
Controla limite de crédito	Quando marcado, o cliente só pode comprar a prazo (promissória, boleto, cheque) até o valor do limite.
Limite de crédito	Valor máximo em aberto para vendas a prazo. Ao lado aparece quanto ainda está disponível.
Auditoria	Data do cadastro, data do último pedido, data da última atualização, usuário que cadastrou e usuário que fez a última alteração. Só leitura.

Com um cliente aberto, o cadastro também mostra o histórico do cliente: pedidos (quantidade e valor de confirmados e cancelados), produtos comprados, contas a receber (total a receber, a vencer e vencido), leituras de gás e saldo de crédito antecipado nesta empresa.

Aba Vínculos — convênio e condomínio

Ligue o cliente a um convênio ou a um condomínio cadastrados (deixe em branco se não houver).

Botões da tela

Botão	O que faz
Novo	Começa o cadastro de um cliente novo.
Salvar	Grava o cadastro.
Editar	Libera o cadastro aberto para alteração.
Excluir	Exclui o cliente (só se ele não tiver movimento).
Cancelar	Desiste das alterações não salvas.
Venda	Abre a tela de vendas já com esse cliente.
Mapa	Mostra o endereço do cliente no mapa.
Antecipada	Lança uma venda antecipada para o cliente.
Desconto	Define desconto especial por produto para esse cliente, usado nas vendas para ele.
Exportar	Exporta a lista pesquisada para planilha.
Sair	Fecha a tela.

Corrigir um cliente com cadastro errado

Clientes com cadastro errado têm o endereço digitado à mão, sem ligação com o cadastro de ruas (logradouros). Isso acontece principalmente com clientes importados de outro sistema. Enquanto o cadastro estiver errado, não é possível lançar venda para o cliente.

Na aba Pesquisa, escolha Cadastro: Errados e clique na lupa.
Dê dois cliques no cliente e clique em Editar.
Clique no botão … ao lado de Logradouro, procure a rua e selecione.
Confira o número e clique em Salvar.

A correção também pode ser feita na hora em que o cliente ligar.

Mensagens e soluções

Mensagem	O que fazer
O DDD é Obrigatório! / O Telefone é Obrigatório!	Informe o telefone com DDD.
O Número do Telefone é obrigatório e deve conter 8 digitos ou mais.	Digite o telefone completo, sem o DDD no mesmo campo.
O Nome do Cliente é obrigatório	Preencha o nome.
O Endereço do Cliente é obrigatório… / O número é obrigatório…	Escolha a rua e informe o número.
O Bairro é obrigatório… / A Cidade é obrigatório…	Preencha bairro e cidade (ao escolher a rua pelo botão … eles vêm preenchidos).
O Segmento é obrigatório, favor corrigir para continuar.	Escolha um segmento para o cliente.
O Cnpj do Cliente esta incorreto…	Confira os números do CNPJ.
Favor entrar com uma Data de Nascimento válida.	Digite a data no formato dd/mm/aaaa ou deixe em branco.
Já existe um cliente cadastrado com esse endereço.	Já há um cadastro nesse endereço; o sistema abre o cadastro existente. Confira se é o mesmo cliente.
O endereço do Cliente está com a base incorreta.	O cliente está com cadastro errado. Siga Corrigir um cliente com cadastro errado.
Para mudar o cliente de empresa o logradouro deve ser da mesma empresa.	A rua escolhida pertence a outra empresa/filial. Escolha uma rua da empresa do cliente.
O Cliente não pode ser excluido, pois existe lançamentos de pedidos para ele(a).	Cliente com movimento não pode ser excluído. Deixe-o como inativo.
Feche o pedido em andamento antes de abrir outro.	Já existe uma tela de venda aberta. Termine ou cancele a venda antes de clicar em Venda.